Przy organizacji konferencji należy wziąć pod uwagę wiele elementów. Poszukiwanie idealnego miejsca na następną konferencję może być trudne i ważne jest, aby dokładnie rozważyć zalety i wady każdego miejsca przed podjęciem decyzji, jaki zorganizować budżet na wynajem tego miejsca.

Dlatego zebraliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci wybrać miejsce konferencji.

Zorganizowanie dobrej konferencji może być trudne, ale nasze wskazówki pomogą Ci zorganizować idealną konferencję!

• Polecany obiekty, hotele, centra konferencyjne - www.konferencyjne.pl/

Czy wyobrażasz sobie, jak Twoi delegaci i uczestnicy radośnie mieszają się i entuzjastycznie rozmawiają w przestronnym pomieszczeniu do odpoczynku? Najlepsze konferencje mają świetną akustykę i wyświetlacze wideo, a przekonujący prelegenci przynoszą zatłoczone sesje i bardzo zaangażowanych delegatów. Jeśli masz regularny harmonogram konferencji, to powrót gości jest koniecznością. Najważniejszym punktem programu jest z pewnością przeprowadzenie udanych, ekscytujących wykładów, które pozwolą delegatom wyciągnąć jak najwięcej z wydarzenia.

Omówimy najważniejsze cechy dobrego miejsca konferencyjnego.

 

Lokalizacja miejsca:

Lokalizacja jest pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca konferencji.

Jeśli masz delegatów, którzy przyjeżdżają na Twoje wydarzenie z daleka, opłaca się wybrać miejsce zlokalizowane centralnie. Pozwoli to uniknąć problemów z dostępnością i ułatwi gościom udział w wydarzeniu. Nie ma nic gorszego niż delegaci, którzy mają trudności z parkowaniem wjeżdżając na miejsce. Idealne miejsce będzie blisko doskonałych połączeń komunikacyjnych i zapewni duży parking.

Jeśli masz delegatów, którzy podróżują z daleka, aby dotrzeć na miejsce, wygoda lokalizacji jest szczególnie ważna. Wybierz miejsce, które znajduje się blisko różnych miejsc zakwaterowania i takie, w którym delegaci mogą łatwo uzyskać dostęp do udogodnień, takich jak sklepy, kawiarnie, restauracje, bary i atrakcje kulturalne. Jest to szczególnie przydatne, gdy konferencja trwa kilka dni.

Organizujesz konferencje, poznaj poradnik - Profesjonalna organizacja konferencji. Poradnik krok po kroku.

 

Rozważ styl miejsca

Przyciąganie delegatów za pomocą oryginalnego miejsca to świetna taktyka przy planowaniu konferencji.

Podczas gdy prelegenci i treść mają kluczowe znaczenie dla sukcesu wydarzenia, ciekawe lub nietypowe miejsce również zwiększy atrakcyjność konferencji.

Możesz również wybrać miejsce, które Twoim zdaniem pasuje do tematu konferencji lub ma unikalny punkt sprzedaży, który jest zgodny z wartościami konferencji lub marki. Na przykład miejsca z długą historią nadadzą konferencji poczucie treści i autorytetu.

 

 

Weź pod uwagę przestrzeń i układ miejsca

Rozważając idealne miejsce konferencji, upewnij się, dobrze rozejrzyj się przed dokonaniem rezerwacji. Poświęć trochę czasu, aby zastanowić się, jak miejsce może wpływać na odbywające się wydarzenie.

Pomyśl o tym:

• Jak układ sal będzie odpowiedni dla planowanej liczby gości

• Jak będą wyglądały główne przestrzenie wypełnione delegatami. Następnie eliminuj wszelkie przeszkody.

• Jak miejsce poradzi sobie z odprawą i ułatwieniem przepływu delegatów między rozmowami.

• Jakie układy pomieszczeń są możliwe w obiekcie.

• Ustawienia, które zapewniają różnorodne sale konferencyjne, przestrzenie konferencyjne i miejsca do odpoczynku, jest najlepsze, abyś mógł zorganizować najlepszą możliwą konferencję.

• Jeśli sale mają również elastyczne układy, np. w stylu teatralnym lub kabaretowym.

• Miejsce może nie być w stanie ustawić różnych układów na żądanie, ale powinieneś przynajmniej zobaczyć obrazy poprzednich ustawień.

 

Ogólnie rzecz biorąc, najlepsze jest przestronne miejsce z łatwą nawigacją, świetnym oznakowaniem i dużą przestrzenią do łatwej interakcji społecznej i nawiązywania kontaktów.

 

• Przeczytaj -  Czym są ośrodki konferencyjne?

 

Sprawdź catering

Poczęstunek konferencyjny to podstawa, aby zapewnić delegatom dobrą opiekę podczas wydarzenia. Aby utrzymać wysoki poziom energii, ważne są regularne przerwy w uzupełnianiu siły.

Upewnij się, że możesz:

• Zapewnić różnorodne jedzenie i napoje, ale ogranicz do minimum słodkie i naładowane węglowodanami przekąski. Pomoże to uniknąć szczytów i spadków energii.

• Jeśli to możliwe, poproś swoje miejsce o menu degustacyjne, abyś mógł spróbować ich stylu cateringowego.

  • Najlepsze lokale będą elastyczne pod względem dodatków w ostatniej chwili i będą w stanie pomieścić szeroką gamę alergików. Wymarzone miejsce zapewni elastyczny pakiet menu, pełen zdrowych opcji i jakości.

 

Zwróć uwagę na świetną obsługę klienta

Wybierz miejsce, które oferuje wysokie standardy obsługi klienta. Możesz uzyskać dobre wyczucie poziomu obsługi klienta w danym miejscu od momentu, gdy o to poprosisz.

Poszukaj wewnętrznego zespołu eventowego, który będzie chciał współpracować z Tobą na każdym etapie Twojego wydarzenia. Idealne miejsce powinno wspierać Cię w prośbach, takich jak specyfikacja pokoju, którego potrzebujesz lub przygotowanie menu na zamówienie.

Przede wszystkim należy szukać miejsca przyjaznego i entuzjastycznego, z kompetentnym, profesjonalnym i efektywnym zespołem.

 

Jaki jest dany obiekt?

Podczas odwiedzania różnych miejsc rozważ następujące elementy:

• Jaka jest ogólna atmosfera i czy myślisz, że będzie pasować do atmosfery Twojej konferencji? Spróbuj wyobrazić sobie wydarzenie, które ma miejsce.

• Czy będzie wystarczająca liczba toalet dla liczby delegatów, których gościsz?

• Zwróć też uwagę na krzesła, pamiętając, że krzesła do przestrzeni wypoczynkowych i miejsc spotkań nie muszą być tak wygodne, jak te w głównych pomieszczeniach i salach konferencyjnych.

 

Czy miejsce ma wsparcie techniczne?

Na każdej konferencji kluczowa jest technologia. Upewnij się więc, że Twoje miejsce wydarzenia jest technologicznie wyposażone. Na przykład:

• Upewnij się, że istnieje niezawodne (i szybkie) połączenie Wi-Fi i potencjał dodatkowych hotspotów

• Upewnij się, że istnieje duża liczba punktów połączeń.

• Sprawdź, czy miejsce ma kopię zapasową, jeśli są jakieś przerwy w dostawie prądu.

• Zapytaj, czy obiekt ma wysoki poziom wyposażenia technicznego i dobrą obsługę techniczną wydarzeń

• Zapytaj o możliwości prezentacji na miejscu

• Sprawdź ich możliwości ekranu (duży vs mały itp.)

 

 

Czy miejsce jest opłacalne dla Twojego budżetu?

Najważniejszym aspektem wyboru miejsca jest opłacalność. Upewnij się, że miejsce oferuje elastyczność cenową, taką jak poziomy cenowe lub pakiety. Możesz również sprawdzić, czy obiekt oferuje opcję wynajmu all-inclusive, czy też oferuje bardziej przystępne cenowo, łatwe do strawienia opcje.

Czy obiekt oferuje wycenę godzinową, czy dzienną? Wynajmujesz również salę lub sprzęt AV? Dowiedz się, czy miejsce ma listę preferowanych dostawców, czy możesz swobodnie korzystać z własnego sprzętu.

Gdy już wiesz, co jest wliczone w cenę i za co dokładnie płacisz, upewnij się, że rozważysz te koszty w oparciu o obszar, miasto i miejsce pobytu. Jeśli miejsce jest naprawdę high-endowe, prawdopodobnie możesz oczekiwać, że będzie powyżej średniej, czego byś się spodziewał.

• Szukasz sali na szkolenia lub konferencje? - czytaj - Idealna sala szkoleniowa, czyli gdzie zorganizować szkolenie?

Poznaj ciekawe centra konferencyjna na naszej stronie - https://nocleg24h.pl/c-obiekty-osrodki-konferencyjne