Nie jest łatwo znaleźć idealne miejsca do spotkań biznesowych. Szukając lokalizacji, należy wziąć pod uwagę branżę oraz cel takiego spotkania. Celem może być szkolenie, impreza integracyjna lub spotkanie z kontrahentami. Kluczową kwestią jest przygotowanie takich warunków, aby każdy uczestnik czuł się komfortowo. Sala, w której odbywa się spotkanie biznesowe, powinna być wyciszona, aby zmaksymalizować skoncentrowanie się uczestników, a także nie przeszkadzać innym osobom. Najlepszym rozwiązaniem może okazać się odpowiednio przygotowany hotel, oferujący miejsce specjalnie przeznaczone na spotkanie biznesowe. Planując takie wydarzenie, warto wziąć pod uwagę kilka uniwersalnych zasad.

Termin spotkania biznesowego

Przede wszystkim uczestnicy spotkania powinni poznać termin spotkania z wyprzedzeniem. Najlepiej, jeśli dostaną informację przynajmniej tydzień wcześniej. Należy udostępnić gościom również wszystkie informacje dodatkowe, tak, żeby w spokoju mogli przygotować się do wymiany argumentów, a także rozplanować zadania. Istotna jest także pora, w której odbywa się wydarzenie. Optymalnym terminem jest czas zbliżony do zakończenia pracy. Ważne jest, żeby rozpocząć i zakończyć spotkanie punktualnie. Pokazuje to nasze profesjonalne podejście do sprawy oraz szacunek do czasu osób przybyłych na spotkanie.

Poznaj - Sekret wysokiej jakości pościeli hotelowej

Poinformowanie gości o najważniejszych kwestiach

Z pewnością uczestnicy spotkania powinni dostać informację z planowanym czasem trwania spotkania, adresem miejsca, w którym odbędzie się zebranie zainteresowanych osób oraz tematy, które będą poruszane podczas spotkania, wraz z materiałami dodatkowymi.

Aby goście nie musieli szukać wejścia do budynku lub miejsca do zaparkowania, warto podać również informację o parkingu i możliwości wejścia. Jeśli na spotkanie zapraszane są osoby mieszkające poza miastem, w którym odbywać będzie się wydarzenie, warto pomyśleć o zapewnieniu im noclegu. Elegancki Hotel Estera w Krakowie oferuje klientom biznesowym komfortowe pokoje jednoosobowe z przestrzenią do pracy biurowej. Goście powinni zostać uprzednio poinformowani o miejscu swojego zakwaterowania.

Czas trwania spotkania biznesowego

Spotkanie powinno trwać około 1-2 godziny. Jest to najbardziej modelowy czas, ponieważ przy zbyt długim zebraniu, goście mogą czuć się zmęczeni i mniej skoncentrowani. Jeżeli planujemy dłuższy czas spotkania, to należy robić krótkie, kilkuminutowe przerwy na drobny poczęstunek czy kawę. Dzięki zapewnieniu krótkich przerw zyskamy pozytywne nastawienie uczestników oraz zwiększenie ich koncentracji i komfortu, związanego z przebywaniem w danym miejscu.

Gdzie zorganizować spotkanie biznesowe w Krakowie?

W pomieszczeniu powinien panować ład i porządek. Jeżeli będzie konieczne skorzystanie ze specjalnych sprzętów, warto wcześniej sprawdzić ich działanie. Jeśli zależy nam na sprawdzonym miejscu, które oferuje bezawaryjny sprzęt warto postawić na kompletną salę biznesową. Profesjonalna sala konferencyjna powinna zawierać rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny oraz nagłośnienie. Dzięki takiemu wyposażeniu miejsce będzie prezentowało się w profesjonalny sposób.

Posiłek podczas spotkania biznesowego

Po przywitaniu i wzajemnym przedstawieniu gości, warto jest zaproponować im kawę, herbatę lub wodę. Jednak, kiedy czas konferencji planowany jest być dłuższy niż 2 godziny, warto wziąć pod uwagę odpowiednie wyżywienie uczestników spotkania. W tym celu należy zwrócić uwagę, czy hotel, w którym zaplanowane jest spotkanie posiada restaurację. Odpowiednim lokalem może być Restauracja Esterante, która uznawana jest za wyjątkowe miejsce na organizację kameralnych spotkań biznesowych. Restauracja zachęca gości wyjątkową kuchnią polską z elementami kuchni żydowskiej oraz fusion.

Poznaj - Hotel Stargard - co jest przygotowane do dyspozycji gości?

Podsumowanie spotkania biznesowego

Po pożegnaniu gości, warto uporządkować miejsce, w którym odbywało się spotkanie. Następnie, wnioski i ustalenia oraz podjęte decyzje, które podczas wydarzenia były omawiane, przesłać należy uczestnikom spotkania w wiadomości e-mail, jako formę podsumowania spotkania.

Poznaj -  Wybierasz się na urlop do Warszawy?

Poznaj także:

Wybór hotelu jako miejsca długoterminowego zakwaterowania staje się coraz bardziej powszechny, zwłaszcza w kontekście specjalnych pakietów "Long Stay". Nie tylko biznesmeni, ale również studenci i turystyka długoterminowa korzystają z komfortu i luksusu, jakie oferują hotele.