Zorganizowanie szkolenia to ogromne wyzwanie marketingowe i logistyczne. Wyzwania stawiane są organizatorowi na każdym etapie, zaczynając od planowania, a kończąc na podsumowaniu projektu. Zarówno organizacja niewielkiego szkolenia, jak i dużej konferencji wymaga podobnych przygotowań. Jak zorganizować szkolenie tak, aby spełnić wymagania uczestników i zdobyć stałych klientów, którzy polecą je swoim znajomym z branży?

Czytaj również

• Organizacja szkolenia krok po kroku - praktyczne porady i wskazówki.

• Sale konferencyjne i szkoleniowe - różnice i zastosowanie

   

Etap I - dogłębna analiza rynku

Pierwszym krokiem, jaki powinien podjąć organizator konferencji powinna być dogłębna analiza rynku. Badanie potrzeb szkoleniowych wybranej grupy docelowej to podstawa, której nie może pominąć żadna firma organizująca szkolenie. Warto przeprowadzić w tym celu research wydarzeń konkurencyjnych, aby organizacją szkolenia czy konferencji nie konkurować z największymi branżowymi eventami odbywającymi się cyklicznie. Wbrew pozorom takich szkoleń i konferencji jest całkiem sporo. Warto również przeprowadzić profesjonalną ankietę wśród potencjalnych odbiorców, co pozwoli na wybór nie tylko odpowiedniej tematyki, ale także miejsca oraz dogodnego terminu. Kolejnym krokiem, który powinien zostać podjęty to wybór osoby, która będzie prowadziła szkolenie lub wybór kierownika naukowego konferencji. Oczywiście cały etap musi zostać ujęty w kosztorysie tak, aby ocenić czy organizacja szklenia będzie opłacalna dla organizatora. Należy w tym momencie pomyśleć również o ewentualnych sponsorach oraz stoiskach wystawienniczych. Analiza ryku powinna obejmować zatem:

• dokładny research rynku konferencyjnego wybranej branży,
• sprawdzenie terminów szkoleń i konferencji konkurencyjnych,
• przeprowadzenie ankiet wśród potencjalnych uczestników,
• wybór tematyki,
• wybór szkoleniowca/wykładowców,
• spis potencjalnych sponsorów, do których zostanie skierowana oferta uczestnictwa jako wystawca,
• sporządzenie wstępnego kosztorysu.

Zorganizowanie szkolenia to ogromne wyzwanie marketingowe i logistyczne. Wyzwania stawiane są organizatorowi na każdym etapie, zaczynając od planowania, a kończąc na podsumowaniu projektu. Zarówno organizacja szkolenia - nawet niewielkiego, jak i dużej konferencji wymaga podobnych przygotowań. Jak zorganizować szkolenie tak, aby spełnić wymagania uczestników i zdobyć stałych klientów, którzy polecą je swoim znajomym z branży?

Etap II - wybór odpowiedniego miejsca

Po przeprowadzeniu ww. czynności przychodzi pora na wybór odpowiedniego miejsca. Odpowiednie, czyli jakie? Dopasowane do potrzeb konkretnej grupy docelowej. Jak to zrobić i na co zwrócić uwagę, aby organizowany event odniósł sukces? 

Pierwszy wybór - miejscowość

Na początku należy wybrać miasto, w którym zorganizowane zostanie wydarzenie. Najbardziej popularnymi miejscowościami, w których organizowane są szkolenia w Polsce są:

• Warszawa,
• Gdańsk, Gdynia, Sopot,
• Wrocław,
• Poznań,
• Rzeszów,
• Szczecin,
• Lublin,
• Łódź.

Pamiętajmy jednak, że miejscowość, w której organizujemy szkolenie ma ogromny wpływ na to, skąd uczestnicy są w stanie przybyć. Na krótką konferencję w Poznaniu przyjadą uczestnicy z województwa wielkopolskiego, ale na dwudniowy kongres w Warszawie przyjadą ludzie z całej Polski. Rozważając organizację szkolenia, warto wziąć pod uwagę możliwość przeprowadzeniu kilku edycji w różnych miastach tak, aby dać szansę na udział wszystkim zainteresowanym.

Drugi wybór - konkretne miejsce szkolenia

Po wybraniu regionu, w którym odbędzie się planowane wydarzenie, trzeba znaleźć odpowiednią salę szkoleniową lub hotel biznesowy. Co znaczy w tym przypadku "odpowiednie"? Miejsce musimy uzależnić od potrzeb naszej grupy docelowej. Mniej zamożni uczestnicy chętnie dojadą na miejsce komunikacją publiczną, natomiast grupy takie jak prawnicy czy lekarze z pewnością przybędą własnymi samochodami, wykorzystując ten czas przy okazji do chwilowego oderwania się od codzienności. Dlatego też sala szkoleniowa dla tej drugiej grupy musi być dokładnie przemyślana, koniecznie zawierając możliwość zakwaterowania oraz zaplecze gastronomiczne.

Jak znaleźć odpowiednią salę szkoleniową?

Znalezienie odpowiedniej sali szkoleniowej czy też hotelu konferencyjnego ułatwiają nam serwisy internetowe, które skupiają wiele ośrodków szkoleniowych oraz hoteli biznesowych. Doskonałym rozwiązaniem w poszukiwaniu miejsca na konferencję czy szkolenie jest serwis  http://www.e-konferencje.pl/ To właśnie tutaj znajdują się kompleksowe informacje o obiektach szkoleniowych, takie jak dokładny opis, liczba miejsc, możliwość zakwaterowania oraz zdjęcia. Dzięki pomocy portalu poszukiwania będą nie tylko łatwiejsze, ale przede wszystkim krótsze. I wszystko odbywa się bezpłatnie!

Etap III - działania marketingowe

Działania marketingowe muszą być podejmowane od samego początku. Zasada jest prosta - im wcześniej, tym lepiej. W ulotce informacyjnej oraz w prowadzonych mailingach należy dać uczestnikom możliwość zapoznania się z wszelkimi informacjami na temat szkolenia. Pierwsza informacja, którą zobaczy potencjalny uczestnik może być ogólna, przedstawiająca największe zalety wydarzenia, jednak musi zawierać odnośnik do kompleksowych informacji. Ogromną rolę w rekrutacji uczestników szkolenia mają portale branżowe, na których warto umieścić banner. Są serwisy, które skupiają wiele wydarzeń z wielu branż i adresowane są właśnie do osób, które poszukują konkretnych konferencji. Na takiej stronie internetowej jak http://www.szkolenia24h.pl/ można zamieścić wspomniany banner informacyjny, kliknięcie którego przeniesie potencjalnego uczestnika na odpowiednią podstronę firmy, na której osoba zainteresowana znajdzie kompleksowego informacje. Co oznaczają kompleksowe informacje?

• miejsce oraz termin,
• cena,
• nazwisko szkoleniowca/nazwiska wykładowców wraz z krótkimi opisami ich sylwetek,
• program,
• informacje logistyczne.

Etap IV - przebieg konferencji

Sama konferencja musi być zorganizowana perfekcyjnie, zarówno pod względem merytorycznym, jak i logistycznym. Sala szkoleniowa powinna być odpowiednio przestronna tak, aby zapewnić uczestnikom komfort. Również takie rzeczy jak wygodne krzesła z miękkimi oparciami oraz właściwe wygłuszenie sali przy pomocy odpowiedniej wykładziny wpływają na komfort odbioru przekazywanych przez szkoleniowców informacji. Oczywiście postawą jest to, aby przedstawiane slajdy były czytelne dla każdego odbiorcy, a słowa wypowiadane przez osobę prowadzącą dobrze i wyraźnie słyszane. Zaplecze techniczne to ważny element w organizacji i przebiegu każdego szkolenia, bez względu na liczbę uczestników. Oczywiście, im większa liczba osób biorących udział w konferencji, tym sala szkoleniowa musi być bardziej przestronna, co przekłada się na konieczność zainwestowania w sprzęt, który powinien być profesjonalny i o większym zasięgu niż w przypadku małego szkolenia. Sprawy techniczne to ogromny obszar w organizacji każdego dużego eventu.

Polecamy -  Organizacja imprezy, eventu – jak zacząć?

Etap V - ewaluacja projektu

Podczas szkolenia organizator powinien rozdać uczestnikom anonimową ankietę ewaluacyjną, w której warto zawrzeć przynajmniej kilka pytań skierowanych do uczestników. Powinny one dotyczyć oceny:

• merytoryki konferencji,
• odpłatności,
• wykładowców,
• miejsca szkolenia,
• tematów, których brakowało podczas szkolenia.

Zdanie odbiorców szkolenia jest bardzo ważne z punktu widzenia organizatora. Pozwala bowiem wyeliminować ewentualne błędy w przyszłości oraz wskazuje jakimi tematami oraz wykładowcami zainteresowani są uczestnicy. To przepis na sukces przy planowaniu kolejnych wydarzeń dla danej branży.