Organizowanie konferencji w hotelu może bywać kłopotliwe. I często nieprzewidywalne. Dlatego wybierając hotel oraz salę na takie spotkanie należy wziąć pod uwagę masę towarzyszących niuansów oraz specyfikę wydarzenia. W zasadzie sukces wydarzenia w dużej części zależy od wyboru hotelu - mówią doświadczeni menedżerowie MICE. I nie jest to takie łatwe, nawet przy imponującym doświadczeniu w organizacji tego typu eventów.
- Profesjonalna organizacja konferencji w kompleksie hotelowym zawsze spotka się z pozytywnym odzewem. Istnieje wiele warunków wskazujących że doskonałym wyborem do zorganizowania imprezy biznesowej na dużą skalę - są kompleksy hotelowe z wymaganą liczbą sal konferencyjnych, powierzchnią wystawienniczą i noclegową dla uczestników.
Zobacz - Strony www dla hoteli - postaw na rozwój
Dzisiejsza konferencja jest bardzo popularnym formatem wydarzeń. Organizatorzy wybierają ją głównie ze względu na jej „elastyczność”: przy odpowiednim podejściu konferencja może spełniać zupełnie inne zadania i cele. Jednak wybierając ten typ spotkania nie można zapominać o szeregu trudności organizacyjnych.
- Konferencja to poważne wydarzenie biznesowe, wymagające intensywnej pracy i maksymalnego zaangażowania organizatorów.
Na co zwrócić uwagę, o czym nie zapomnieć i jak poprawnie zbudować etap przygotowawczy w pracy, aby konferencja przebiegła bezproblemowo, a komunikacja uczestników była jak najbardziej efektywna?
Po pierwsze, rozpoczynając organizację konferencji w hotelu, należy zdecydować o formie pracy: negocjować przez pośrednika lub bezpośrednio. Doświadczeni specjaliści wolą komunikować się z przedstawicielem hotelu osobiście, bez korzystania z usług firmy eventowej - specjalizującej się w kompleksowym organizowaniu konferencji. Nawet pomimo tego, że dziś dużo z nich oferuje organizację imprez pod klucz.
- Należy wziąć pod uwagę tą radę „Podczas organizacji dużego wydarzenia istnieje wiele problemów do rozwiązania, a powiązanie agencji jako strony trzeciej zwiększa ryzyko, że ważne informacje albo nie zostaną przekazane prawidłowo, albo biorąc pod uwagę czynnik ludzki i obciążenie pracą menedżerów agencji, może to zostać utracone ”.
Z drugiej jednak strony jeśli nie posiadasz doświadczenia w organizacji konferencji należy rozważyć pomoc takiej firmy. Należy jednak doskonale współpracować z ich pracownikami tak aby dane spotkanie było udane.
czytaj też
Pamiętaj również - komunikując się bezpośrednio z przedstawicielami hotelu, w żadnym wypadku nie należy zapominać, że nie są oni Twoimi podwładnymi. Musisz jasno określić swoje potrzeby, ale także mieć poczucie humoru. Personel hotelu nie jest twoimi niewolnikami. Jeśli nagle coś pójdzie nie tak (i jest to bardzo prawdopodobne), będziesz musiał zwrócić się do nich o wsparcie.
Wybór hotelu na organizacje konferencji – na co zwracać uwagę?
Dogodna lokalizacja, wyposażenie konferencyjne hotelu, kompetencje pracowników oraz optymalny budżet, cena za wynajem sali - to pierwsze kryteria przy wyborze hotelu na organizację imprezy typu konferencje oraz szkolenia. Bardzo istotne jest posiadane zaplecze konferencyjne obiektu hotelowego – w skład którego wchodzą proponowane sale na wynajem oraz wszelkiego rodzaju inne udogodnienia w tym wyposażenie techniczne. Jest bardziej prawdopodobne iż hotel z dużym wyborem doskonałych sal konferencyjnych na imprezy biznesowe będzie lepiej dostosowany i spełnia wszelkie organizacyjne wymogi do prowadzenia wszelkiego rodzaju spotkań firmowych.
- Nowoczesny, odnoszący sukcesy biznes wymaga przestrzegania określonych formatów spotkań biznesowych. Jednym z takich popularnych dziś formatów jest konferencja. Wydarzenie to nie może odbyć się na wysokim poziomie bez odpowiedniego przygotowania, a jednym z głównych warunków jego organizacji jest oczywiście dostępność przestronnej i wyposażonej we wszystko co niezbędne sali konferencyjnej.
Wyspecjalizowane centra, ośrodki konferencyjne zapewniają wszelkiego rodzaju oferty dla organizacji tego typu spotkań. Wyposażone sale konferencyjne, kompetentny zespól pracowników, gotowe pakiety konferencyjne dodatkowe atrakcje, możliwość noclegu w obiekcie. Ośrodki konferencyjne to obiekty, gdzie organizowane są wszelkiego rodzaju spotkania naukowe, firmowe itp. Kwalifikują się do tego typu zarówno obiekty ukierunkowane tylko do tego celu, jak i te, gdzie po prostu wygospodarowano przestrzeń konferencyjną. Z tego powodu nazwą „ośrodek konferencyjny” posługuje się wiele różnego rodzaju obiektów. Sporo z nich ma zakres wielofunkcyjny.
Ważną rolę odgrywa praca kierownictwa i innych pracowników hotelu. Nabywcy korporacyjni zauważają, że wydajność negocjacji biznesowych zależy od jego umiejętności prowadzenia kompetentnego dialogu. Bywa tak iż różni menadżerowie decydują o kwestiach zakwaterowania, wyżywienia i technicznej strony konferencji w hotelu. Mądrzej i wygodniej będzie negocjować z jednym koordynatorem, który będzie mógł rozłożyć obowiązki wewnątrz hotelu i zapanować nad sytuacją już na etapie przygotowania wydarzenia - radzą fachowcy.
Ważne jest również to, jak lojalny jest hotel pod względem cenowym: czy jest gotowy zaoferować korzystne warunki i stworzyć najbardziej optymalny budżet na organizację konferencji. W związku z tym nie będzie zbędne wyjaśnianie, czy hotel może zaoferować pakiet konferencyjny o dobrym standardzie. Zwykle jest to wynajem sali, minimalne wyposażenie, dwie przerwy kawowe i obiad. Trzeba będzie zdecydować, dla ilu osób zamawiamy posiłki i co znajdzie się w menu. Pod uwagę takie czynniki jak preferencje żywieniowe, religia, kultura i wiek delegatów.
Aby nie wpaść w bałagan, lepiej zadbać o to, aby format spotkania pasował do powierzchni i układu sali. Ustawienia sal, krzeseł w poszczególnych hotelach mogą się różnić, ostrzegają menedżerowie eventów.
Krótko mówiąc, nie bój się zadawać pytań! Hotel powie Ci dokładnie, jakie restauracje są w pobliżu, z usług jakiej firmy transportowej możesz skorzystać i wiele więcej. Przedstawicieli hotelu można również zapytać, jak inni klienci rozwiązali określone problemy.
Drobne, ale ważne szczegóły
Nastrój uczestników nie ma drugorzędnego znaczenia dla udanej konferencji, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Niezadowolenie lub troska na twarzach powoduje dyskomfort, a nawet przeszkadza w pracy. Nie możemy zapominać o takiej kwestii jak bezpieczeństwo.
Warto zadbać o dobrze zaprojektowany program kulturalno-rozrywkowy dla uczestników na zakończenie konferencji. Przecież takie spotkania są ograniczone czasowo, co zmusza gości do ciężkiej pracy podczas całego wydarzenia. Zdaniem ekspertów sukces konferencji zależy od wymienionych szczegółów. Dlatego lepiej ich nie lekceważyć.
Po zakończeniu spotkania nie zapomnij wystawić i opłacić końcowych faktur i zaktualizować numery. Rób notatki, czego szukać w przyszłości - te notatki mogą być punktem wyjścia do następnego wydarzenia. Można wysłać uczestnikom krótką ankietę dotyczącą wydarzenia, aby mogli wyrazić swoje życzenia lub sugestie. Nie zapomnij napisać choćby kilku słów podziękowania dla wszystkich obecnych na konferencji.
Aby samodzielnie zorganizować wydarzenie dużej skali, potrzebujesz dużego doświadczenia, ostrzegają profesjonaliści. Najprawdopodobniej nie będzie można wziąć pod uwagę wszystkich subtelności tego procesu za pierwszym razem, ale nie powinieneś rozpaczać. Według Billa Gatesa, założyciela i dyrektora generalnego Microsoft, „wybredni klienci są najlepszymi nauczycielami”. Z tego wynika, że nawet porażkę zawsze można obrócić na swoją korzyść i wyciągnąć lekcję z trudnej sytuacji.
